CRM-Modelle im Vergleich
Typische Bezugs- und Betriebsmodelle für CRM-Software im Überblick – nach Kriterien, nicht nach Anbieterpreisen.
Die Tabelle vergleicht Modelle und Kategorien, nicht einzelne Produkte. Sie zeigt, wie sich Bezug, Aufwand und typische Stolpersteine unterscheiden. Einzelne Anbieter können Merkmale mehrerer Zeilen kombinieren; prüfen Sie daher immer das konkrete Angebot und die aktuelle Leistungsbeschreibung des Herstellers.
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| Modell | Wie es funktioniert | Geeignet für | Darauf achten |
|---|---|---|---|
| Tabellenkalkulation (Excel, Sheets) | Kontakte und Aufgaben in Tabellen, Pflege von Hand | Sehr kleine Bestände, Einzelunternehmer, Testphase | Keine Rechtevergabe, Dubletten, kein Verlauf, DSGVO-Auskunft aufwendig |
| Kostenloser Einsteiger-Tarif | Begrenzter Funktionsumfang ohne Monatsgebühr | Kleine Teams, die Grundfunktionen testen wollen | Limits bei Nutzern, Kontakten, Automatisierung; Upgrade-Kosten einplanen |
| SaaS-CRM mit Tarifstufen | Monatliche Gebühr pro Nutzer, Funktionen nach Stufe | Teams, die schnell starten und wenig Technik betreiben wollen | Mindestlaufzeit, Preisanpassungen, Zusatzmodule, Datenexport |
| Plattform mit Add-ons | Kern-CRM plus kostenpflichtige Module und Marktplatz-Apps | Wachsende Unternehmen mit komplexen Prozessen | Gesamtkosten steigen mit jedem Modul; Anpassungsaufwand und Beratung |
| Mittelstands-CRM aus dem DACH-Raum | Cloud oder lokal, oft mit Betreuung durch Partner | Unternehmen mit Fokus auf Datenschutz und deutschsprachigen Support | Funktionsumfang, Schnittstellen, Partnerabhängigkeit prüfen |
| CRM als Teil einer ERP-/Branchenlösung | Kundendaten und Belege im selben System | Unternehmen, die Angebot, Auftrag und Rechnung durchgängig wollen | CRM-Funktionen manchmal einfacher als Spezialwerkzeuge |
| Open-Source-CRM | Software frei verfügbar, Betrieb selbst oder durch Dienstleister | Teams mit IT-Know-how oder Wunsch nach voller Datenkontrolle | Betriebs-, Sicherheits- und Update-Aufwand; Support nur über Dienstleister |
| Individuelle Entwicklung | Eigene oder beauftragte Software | Sehr spezielle Prozesse ohne Standardlösung | Hohe Kosten, Wartung, Abhängigkeit von Entwicklern |
Preise, Tarifnamen und Funktionen ändern sich häufig. Prüfen Sie aktuelle Angaben direkt beim Hersteller und holen Sie schriftliche Angebote ein. Zu Datenschutzfragen informieren die Datenschutzaufsichtsbehörden der Länder und der Bundesbeauftragte für den Datenschutz (bfdi.bund.de); zu Wirtschaftsthemen das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Diese Übersicht ist keine Rechts- oder Anlageberatung.