CRM-Vertrag kündigen und Daten exportieren: Fristen, Data Act, Praxis

Die Kündigung eines CRM-Vertrags richtet sich nach dem, was Sie unterschrieben haben: Laufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung stehen im Vertrag oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen des Anbieters. Zusätzlich verbessert der EU Data Act seit dem 12. September 2025 die Rechte beim Wechsel zwischen Cloud-Diensten. Wichtig ist vor allem, die Daten vollständig zu sichern, bevor der Zugang endet. Dieser Guide zeigt, worauf Sie achten sollten.

Vertragsdaten prüfen

Sammeln Sie zuerst alle Unterlagen: Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, AGB, Auftragsverarbeitungsvertrag und eventuelle Nachträge. Notieren Sie:

• Vertragsbeginn und Mindestlaufzeit,
• Kündigungsfrist und Kündigungstermin (zum Monatsende, zum Laufzeitende),
• automatische Verlängerung und deren Dauer,
• Form der Kündigung (Textform, Schriftform, Kündigung im Kundenportal),
• Preisanpassungsklauseln und ein etwaiges Sonderkündigungsrecht,
• Regeln zu Datenexport und Datenlöschung nach Vertragsende.

Im Geschäftskundenbereich (B2B) sind lange Mindestlaufzeiten und automatische Verlängerungen üblich. Die Schutzvorschriften für Verbraucher gelten für Unternehmen nur eingeschränkt; verlassen Sie sich daher auf den Vertragstext. Prüfen Sie den genauen Wortlaut, bevor Sie handeln.

Kündigung sauber durchführen

1. Termin berechnen: Rechnen Sie die Frist rückwärts vom Vertragsende. Legen Sie sich einen Kalendereintrag mit Vorlauf an.
2. Form einhalten: Kündigen Sie in der vorgeschriebenen Form; sicherheitshalber schriftlich oder per E-Mail mit Zugangsnachweis und zusätzlich über das Portal, falls dort vorgesehen.
3. Eingangsbestätigung anfordern: Bewahren Sie diese auf.
4. Zeitpunkt abstimmen: Kündigen Sie erst, wenn der Wechsel gesichert ist, aber rechtzeitig vor dem Fristende. Ein verpasster Termin verlängert den Vertrag oft um ein weiteres Jahr.
5. Daten sichern: Planen Sie den Export vor dem Vertragsende ein.

Ein illustratives Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Vertrag mit 12 Monaten Laufzeit und drei Monaten Kündigungsfrist endet am 31. März. Die Kündigung muss spätestens zum 31. Dezember zugehen. Verpassen Sie den Termin und die Verlängerung beträgt weitere 12 Monate bei 5.400 Euro Jahreskosten, entstehen unnötig 5.400 Euro Kosten. Solche Fristen sind der häufigste Grund für ungewollte Kosten.

Datenexport: Was Sie sichern sollten

Planen Sie den Export früh, denn nicht jedes System bietet alle Daten per Knopfdruck. Sichern Sie:

Prüfen Sie stichprobenartig, ob Umlaute, Datumsformate und Verknüpfungen korrekt sind. Bewahren Sie den Export verschlüsselt auf. Mehr zum Umzug im Guide CRM-Wechsel und Datenmigration.

Was der EU Data Act ändert

Die Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) gilt seit dem 12. September 2025. Für Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten wie Cloud- und SaaS-Angeboten enthält sie Regeln zum Anbieterwechsel. Nach meinem Kenntnisstand umfassen diese insbesondere: Anbieter müssen den Wechsel zu einem anderen Anbieter oder auf eigene Infrastruktur ermöglichen, eine Kündigungsfrist von höchstens zwei Monaten für das Wechselverlangen, einen Übergangszeitraum von 30 Kalendertagen für den Datentransfer und Transparenz über Exportformate und Verfahren. Wechselentgelte sollen schrittweise abgebaut und ab dem 12. Januar 2027 grundsätzlich abgeschafft werden; bis dahin dürfen nur Kosten berechnet werden, die tatsächlich entstehen. Genaue Voraussetzungen, Ausnahmen und deren Anwendung auf Ihren Vertrag sollten Sie anhand des Verordnungstextes und der Hinweise der zuständigen Behörden prüfen. Die Umsetzung in Deutschland wird durch ergänzende Gesetze begleitet; die Rechtslage kann sich weiterentwickeln. Lassen Sie sich im Streitfall rechtlich beraten.

DSGVO: Löschung nach Vertragsende

Der Auftragsverarbeitungsvertrag muss regeln, was nach Vertragsende mit den Daten geschieht: Rückgabe oder Löschung (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Fordern Sie eine schriftliche Löschbestätigung an, nachdem Sie den Export geprüft haben, und beachten Sie Backups beim Anbieter: Fragen Sie, wie lange Sicherungskopien existieren. Aktualisieren Sie außerdem Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Aufbewahrungspflichten beachten

Nicht alles im CRM darf sofort gelöscht werden. Handels- und Geschäftsbriefe sind nach der Abgabenordnung grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre (seit 2025; zuvor zehn Jahre). Wenn Ihr CRM solche Unterlagen enthält, etwa versendete Angebote oder Korrespondenz, müssen sie weiter verfügbar bleiben, auch nach Abschaltung. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Daten betroffen sind, und archivieren Sie sie revisionssicher.

Typische Fehler

• Frist verpasst, Vertrag verlängert sich.
• Export erst nach Vertragsende versucht, Zugang bereits gesperrt.
• Anhänge und Notizen vergessen.
• Löschbestätigung nicht eingeholt.
• Alten Zugang weiterlaufen lassen, obwohl er nicht mehr genutzt wird.

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bei strittigen Klauseln, hohen Restlaufzeiten oder Anbietern, die den Export verweigern, sollten Sie anwaltlichen Rat einholen. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Kann ich außerordentlich kündigen, wenn der Anbieter die Preise erhöht?

Das hängt vom Vertrag ab. Manche Verträge sehen ein Sonderkündigungsrecht bei Preiserhöhungen vor; sonst bleibt nur die ordentliche Kündigung oder Verhandlung. Prüfen Sie den Text und holen Sie im Zweifel Rat ein.

In welchem Format bekomme ich meine Daten?

Üblich ist CSV oder Excel; über Schnittstellen auch JSON. Der Data Act verlangt Transparenz zu Exportformaten. Klären Sie das vor Vertragsabschluss.

Muss ich den Anbieter zur Löschung auffordern?

Der Vertrag soll Löschung oder Rückgabe regeln. Fordern Sie vorsorglich eine schriftliche Bestätigung an.

Quellen

• EUR-Lex — Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) und DSGVO
• Bundesnetzagentur — Informationen zur Durchsetzung des Data Act in Deutschland (Zuständigkeiten prüfen)
• Gesetze im Internet — Abgabenordnung (§ 147 Aufbewahrung), BGB