Wechsel-Rechner: Wann lohnt sich der CRM-Umstieg?

Der Rechner zeigt, nach wie vielen Jahren der jährliche Nutzen eines CRM-Wechsels die einmaligen Wechselkosten ausgleicht. Er subtrahiert zunächst Zuschüsse oder Gutschriften von den Wechselkosten (Wechselkosten nach Gutschriften) und summiert dann den jährlichen Nutzen über den Betrachtungszeitraum, wobei der Nutzen jedes Jahr um den eingegebenen Prozentsatz wachsen oder – bei negativem Wert – schrumpfen kann.

Was in den Nutzen gehört: eingesparte Lizenzgebühren, wegfallende Zusatzwerkzeuge, gesparte Arbeitszeit durch weniger Doppelerfassung und messbar bessere Abschlussquoten, soweit Sie diese belegen können. Was in die Kosten gehört: Datenbereinigung und -migration, Anpassung von Schnittstellen, Schulung, Parallelbetrieb alter und neuer Software und die interne Arbeitszeit des Projektteams.

Beispielrechnung (illustrativ): Wechselkosten 12.000 Euro, jährlicher Nutzen im ersten Jahr 6.000 Euro, Nutzen wächst um 3 % pro Jahr. Nach Jahr 1 sind 6.000 Euro gedeckt, nach Jahr 2 insgesamt 12.180 Euro – die Amortisation liegt damit knapp unter zwei Jahren. Über fünf Jahre ergibt sich ein deutlicher Überschuss.

Grenzen: Weiche Faktoren wie Akzeptanz im Team, Datenqualität oder Risiko eines Projektabbruchs bildet der Rechner nicht ab. Setzen Sie den Nutzen lieber konservativ an und prüfen Sie, ob er ohne Wechsel – etwa durch Verhandlung oder Tarifwechsel beim bisherigen Anbieter – ebenfalls erreichbar wäre.