CRM wechseln: Ablauf, Datenmigration und Zeitplan

Ein CRM-Wechsel gelingt, wenn Sie ihn als Datenprojekt und nicht als reinen Softwaretausch behandeln. Der größte Teil des Aufwands steckt in Bereinigung, Zuordnung der Felder und Abstimmung der Abläufe, nicht im technischen Import. Dieser Guide beschreibt den Ablauf in sieben Phasen, nennt einen realistischen Zeitrahmen und zeigt, welche Fehler beim Umzug am häufigsten passieren.

Wann ein Wechsel überhaupt sinnvoll ist

Bevor Sie wechseln, klären Sie die Ursache der Unzufriedenheit. Oft liegen Probleme nicht an der Software, sondern an fehlenden Regeln, schlechter Datenqualität oder mangelnder Schulung. Ein Wechsel lohnt sich eher, wenn:

wichtige Funktionen fehlen und sich nicht nachrüsten lassen,
die Gesamtkosten dauerhaft über dem Nutzen liegen,
Datenschutzanforderungen (Speicherort, Auftragsverarbeitung) nicht erfüllt werden,
Schnittstellen zu Ihrer übrigen Software fehlen,
der Anbieter Preise stark erhöht oder das Produkt einstellt.

Prüfen Sie zuerst, ob ein Tarifwechsel oder Nachverhandlung beim bisherigen Anbieter reicht. Wie sich ein Wechsel finanziell rechnet, zeigt der Wechsel-Rechner.

Phase 1: Bestandsaufnahme (1–2 Wochen)

Dokumentieren Sie, was im alten System steckt: Objekte (Kontakte, Firmen, Deals, Aufgaben, Notizen, Anhänge), benutzerdefinierte Felder, Automatisierungen, Berichte, Integrationen und Rollen. Legen Sie fest, was mitgenommen wird, was archiviert wird und was entfällt. Nicht jedes alte Feld braucht einen neuen Platz.

Phase 2: Datenbereinigung (1–4 Wochen)

Bereinigen Sie vor dem Export, nicht danach:

Dubletten zusammenführen: nach E-Mail-Adresse, Firmenname, Telefonnummer.
Veraltete Datensätze prüfen: Kontakte ohne Aktivität über viele Jahre, ehemalige Firmen.
Pflichtfelder ergänzen: Ansprechpartner, Land, Quelle, Verantwortlicher.
Einwilligungsstatus festhalten: Wer hat dem Newsletter zugestimmt, wer hat widersprochen? Diese Informationen müssen mitwandern.
Löschfristen anwenden: Daten, die nach Ihrem Löschkonzept nicht mehr gespeichert werden dürfen, sollten nicht migriert werden.

Phase 3: Feldzuordnung (Mapping)

Erstellen Sie eine Tabelle: Quellfeld im alten System, Zielfeld im neuen System, Datentyp, Umwandlungsregel. Beispiel: Das Feld „Status“ im alten System kennt fünf Werte, das neue vier; also muss festgelegt werden, welcher Wert wohin geht. Besondere Aufmerksamkeit brauchen Auswahllisten, Datumsformate (TT.MM.JJJJ gegenüber JJJJ-MM-TT), Telefonnummern und Verknüpfungen zwischen Firma und Kontakt.

Phase 4: Export und Testimport (1–2 Wochen)

Exportieren Sie die Daten in einem offenen Format, meist CSV. Prüfen Sie, ob Notizen, Aktivitäten, Dateianhänge und Verknüpfungen enthalten sind; häufig sind diese Daten nur über Zusatzfunktionen oder die API erhältlich. Importieren Sie zunächst eine kleine Stichprobe in eine Testumgebung und kontrollieren Sie Umlaute, Zeichenkodierung (UTF-8), Zuordnung und Dubletten.

Phase 5: Aufbau und Test des neuen Systems (2–6 Wochen)

Richten Sie Pipeline-Phasen, Felder, Rollen, E-Mail-Vorlagen und Automatisierungen ein. Binden Sie Schnittstellen an. Lassen Sie eine Pilotgruppe mit realen Fällen arbeiten und sammeln Sie Rückmeldungen. Passen Sie Prozesse an, bevor Sie alle Mitarbeiter umstellen. Hinweise zur Einführung im Team gibt der Guide Einführung, Projektplan und Akzeptanz.

Phase 6: Parallelbetrieb und Go-live (1–2 Wochen)

Planen Sie einen klaren Stichtag. Danach werden Änderungen nur noch im neuen System erfasst. Ein kurzer Parallelbetrieb kann Sicherheit geben, verursacht aber Doppelarbeit und Inkonsistenzen; begrenzen Sie ihn zeitlich. Führen Sie am Stichtag einen finalen Export aus dem alten System durch und importieren Sie das Delta.

Phase 7: Nachbereitung und Abschaltung (2–4 Wochen)

Prüfen Sie Zahlen und Stichproben, schulen Sie nach, sammeln Sie Fehler. Kündigen Sie das alte System erst, wenn Sie sicher sind, dass alle Daten im neuen System vorhanden und Sicherungskopien des Altbestands gespeichert sind. Beachten Sie Kündigungsfristen; Details im Guide Vertrag kündigen und Daten exportieren. Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen können eine Archivierung von Altdaten erforderlich machen.

Beispiel-Zeitplan

Phase	Dauer (Richtwert, illustrativ)
Bestandsaufnahme	1–2 Wochen
Datenbereinigung	1–4 Wochen
Feldzuordnung und Testimport	2–3 Wochen
Aufbau und Pilot	2–6 Wochen
Go-live und Parallelbetrieb	1–2 Wochen
Nachbereitung	2–4 Wochen

Für kleine Teams mit sauberen Daten sind insgesamt zwei bis drei Monate realistisch, bei vielen Schnittstellen eher länger. Das sind Erfahrungsrichtwerte und keine Garantie.

Datenschutz beim Umzug

Beim Datentransfer gelten dieselben Pflichten wie im Betrieb: Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem neuen Anbieter, sichere Übertragung (verschlüsselt), Löschung der Daten beim alten Anbieter nach Vertragsende und Aktualisierung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten. CSV-Dateien mit Kundendaten sollten nicht unverschlüsselt per E-Mail oder auf privaten Laufwerken liegen und nach dem Import sicher gelöscht werden. Weitere Details: Auftragsverarbeitung und Drittlandtransfer.

Typische Fehler

Ungeprüfter Import des gesamten Bestands: Schlechte Daten wandern mit.
Kein Plan für Anhänge und E-Mail-Verläufe: Sie fehlen im neuen System und werden vermisst.
Zu früher Vertragsablauf: Das alte System ist weg, bevor der Import geprüft wurde.
Fehlende Schulung: Mitarbeiter arbeiten weiter wie im alten System.
Keine Verantwortlichen: Niemand hält Regeln für Datenqualität ein.

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bei umfangreichen Datenmengen, komplexen Schnittstellen oder regulierten Branchen empfiehlt sich ein erfahrener Implementierungspartner. Die oder der Datenschutzbeauftragte sollte den Datenfluss prüfen. Diese Hinweise ersetzen keine Rechts- oder IT-Beratung.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein CRM-Wechsel?

Bei kleinen Teams und sauberem Bestand oft wenige Wochen bis zwei Monate, bei komplexen Prozessen mehrere Monate. Die Bereinigung und Abstimmung der Abläufe benötigen die meiste Zeit.

Gehen beim Wechsel E-Mails und Notizen verloren?

Nicht zwangsläufig, aber sie werden nicht immer automatisch exportiert. Klären Sie vorab, welche Datenarten das alte System ausgeben kann und ob das neue System sie importiert.

Soll ich alle alten Daten übernehmen?

Nein. Übernehmen Sie, was für laufende Geschäfte nötig ist, und archivieren Sie den Rest gemäß Ihrem Lösch- und Aufbewahrungskonzept.

Quellen

Bundesbeauftragter für den Datenschutz — Informationen zu Pflichten bei der Datenverarbeitung
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik — Hinweise zur sicheren Datenübertragung
EUR-Lex — DSGVO-Volltext